part.1の続きです。

その課題を解決してくれたメソッドとは、タスク管理ツール（※）の徹底利用です。

※Macのリマインダー、GoogleのToDoリスト、BackLogなど

なんだそんなことかよ、と思った人がいるいるかもしれませんが。
ただ使うんじゃないんです、徹底的に使うんです。


どんな些細な事でも、必ず着手する前にタスクとして登録します。
※タスクとして発生した時点ですぐに登録しちゃうことがポイントです。

たとえば。

• C様に電話折り返す
• b君の質問に答える
• F様に昨日の御礼のメールを送る
• Z様の送ってきた資料を確認する

あらゆるタスクを、発生直後にすぐ登録する。
それぞれを実際にいつ着手するかは、タスクの一覧を見ながらスケジュールしていきます。

▲GERILLAの実際のタスク（BackLog）

さすがにこれは登録しなくてもいいタスク、、、、それは、せいぜいこんなのです。

• 昼食を取る、トイレにいく、などの生理的欲求。
• 10秒以内に対応完了でき、発生直後に即アクションできるもの。お客様からのメールへの一次応答など。

逆を言うと、ほとんどのタスクは登録対象にしちゃいます。

もちろん、電話がかかってきたり、声をかけられたりしたら、タスク登録の前にまずは応答を始めざるを得ません。ただ、話の中で”求められているアクション”を把握したら、一度会話を終了させてもらい、そのアクションをタスク管理ツールに登録して後ほど対応してみましょう。
※もちろん、10秒以内に対応を完了できるもの、たとえば簡単な質問などなら回答してしまいましょう。

これだけのことで、少なくとも僕はイライラしたり、パニックになったりすることはほとんどなくなりました。
指示や依頼、相談をしてきた人にも、快く応対することができるようになるし、もちろんタスクの実行を忘れてしまうこともなくなります。メモもタスク別にとれるし（※ツールによりますが）、タスクを終えた時のちょっとした達成感も演出できます。


このメソッドで大切なのは、細かいタスクも徹底して登録することです。
細かいタスクも、積もれば慢性的な焦りの大きな要因となります。優先度を見極める冷静な判断力を残すために、なるべく例外を認めない徹底力が大切です。


いかがでしたか。
割り込み順に対応をしていては、忙しくとも常に合理的で冷静であるべきシステムエンジニアの宿命は、まっとうできないんじゃないでしょうか。

仕事中の割り込みにイライラしやすい人は、是非是非ためしてみてください。